.png)
Waar gebruik je een managementsysteem voor?
Managementsystemen kunnen voor diverse doeleinden en in diverse gebieden worden ingezet. Enkele voorbeelden hiervan zijn:
ISMS: Informatiebeveiligings- managementsystemen
Denk hierbij aan de ISO 27001 norm of de NEN 7510 norm, die zich beide richt op het beheer van informatiebeveiligingsrisico’s.
PMS: Privacy- managementsystemen
Denk hierbij aan de ISO 27701 standaard, die zich richt op het beheer en de borging van persoonsgegevens binnen organisaties.
KMS: Kwaliteits- managementsystemen
Denk hierbij aan de ISO 9001 standaard, die zich richt op de borging van kwaliteit in bedrijfsprocessen.
Net zoals organisaties een CRM-systeem gebruiken om klantrelaties te beheren, wordt het managementsysteem dus gebruikt om de ISO-standaard te beheersen. Het is dan ook cruciaal dat dit een gebruiksvriendelijk en eenvoudig te onderhouden systeem is.
De juiste software voor jouw managementsysteem
Om een gebruiksvriendelijk managementsysteem in te richten zijn ten minste de volgende functionaliteiten vereist:
De voor- en nadelen van managementsystemen
Vanwege de vereisten voor bovenstaande functionaliteiten wordt in de praktijk doorgaans gekozen voor één van de onderstaande drie opties. In deze whitepaper lichten wij deze oplossingen verder toe, leggen we uit wat de voor- en nadelen zijn en wat onze visie is op de best practices.
A. Workmanagementsysteem
Dus werk jij al met Monday, ClickUp, JIRA of Notion?
Dan kunnen wij onze managementsysteem-template eenvoudig overzetten naar jouw workspace. Dit scheelt veel tijd bij inrichting en maakt het onderhouden van het managementsysteem na implementatie eenvoudiger
en goedkoper. Op de volgende pagina’s geven we een preview van onze templates in de verschillende workmanagementsystemen.
Workmanagementsystemen zijn flexibel en beschikken (meestal) over alle vereiste functionaliteiten voor een gebruiksvriendelijk managementsysteem. Voor organisaties die al werken met een Workmanagementsysteem is het dan ook een no-brainer om ook het managementsysteem hierin te beheren. Toch zien veel organisaties het als grote uitdaging om een Workmanagementsysteem goed in te richten. Zeker voor een complexe norm, zoals de ISO 27001. Daarom hebben wij bij Fendix voor de
meestgebruikte workmanagementsystemen een volledig getemplate managementsysteem ingericht. Deze systemen draaien inmiddels al bij tientallen klanten en worden vaak door onafhankelijke auditors als best practice gezien.
Monday
Monday is one of the best known task and project management systems in the Netherlands. Thanks to the flexibility and user-friendliness of this tool, it can also be used very effectively as a management system.
JIRA + Confluence
JIRA is a task management tool. Combined with Confluence for documentation, it can create a robust ISMS. JIRA Work Management can be used for annual operational planning, while Confluence hosts policy documentation and procedures.
ClickUp
ClickUp is Fendix's task management system. We use ClickUp for managing clients, projects, routine tasks and as a knowledge base. ClickUp is also our favorite tool for implementing a management system in organizations that are not yet working with a task manager.
Notion
Notion is een kennisbank- tool die in de afgelopen jaren razend populair is geworden onder privé- gebruikers. Echter wordt de tool ook steeds vaker gebruikt door organisaties. De flexibiliteit die Notion biedt om documenten en taken te beheersen maakt het ook zeer geschikt als managementsysteem.
B. ISO-software
ISO-software is ontwikkeld om bedrijven te ondersteunen bij het naleven van de complexe ISO normen. Deze software biedt specifieke tools en functies voor compliance, risicobeoordeling, documentbeheer en rapportage. Ook integreert het de eisen en richtlijnen van de ISO. Hierdoor denken organisaties vaak dat ze met de aanschaf van deze software zelfstandig een ISO norm kunnen implementeren. Echter heeft onze ervaring geleerd dat dit in de praktijk erg tegenvalt.
ISO-software geeft je geen flexibiliteit
Hoewel templates je op weg kunnen helpen zit de uitdaging van een implementatie in het interpreteren van de norm en dit toepassen op jouw bedrijfsprocessen. Dat is steeds anders en vraagt om flexibiliteit, ook in je systeem. En dit is wat ISO-software niet biedt.
Het resultaat is dat organisaties na de aanschaf deze dure software vaak alsnog een consultant moeten inschakelen om te helpen bij het schrijven van beleid en inrichten van het managementsysteem.
Waarom wij niet samenwerken met ISO-software implementatiepartners
In tegenstelling tot veel andere ISO-implementatie partijen, hebben wij ervoor gekozen hebben om niet te partneren met softwareontwikkelaars. Wij vinden namelijk niet dat je na een implementatietraject ook nog met torenhoge abonnementskosten mag komen te zitten. Ter illustratie, waar je voor een workmanagementsoftware enkele tientjes per maand betaald, ben je voor ISO-software al snel honderden euro’s per maand kwijt.
C. Word, Excel en Google
Het beheren van een managementsysteem met Word, Excel en Google Workspace is populair vanwege de algemene toegankelijkheid en vertrouwdheid. Ze bieden flexibiliteit en kunnen kostenbesparend zijn. Een voordeel voor organisaties met beperkte budgetten. Echter, deze tools bieden net niet de functionaliteiten die nodig zijn om het managementsysteem eenvoudig te onderhouden en auditen. Zo is het in Word, Excel en Google Workspace lastig om linkjes te leggen tussen beleid,
risico’s en onderhoudstaken en bieden ze geen standaard mogelijkheid om taken toe te wijzen en notificaties te sturen als de deadline verstreken is. Organisaties die kiezen voor deze oplossing merken dan ook dat het onderhouden van het managementsysteem een ingewikkelde en tijdsintensieve taak is. Wij adviseren daarom alleen deze oplossing als een workmanagementsysteem om welke reden dan ook niet geschikt is.
Kies je liever wel voor deze oplossing?
Dan is dit geen enkel probleem. Wij hebben al tientallen organisaties geholpen met het efficiënt inrichten van het managementsysteem in Word & Excel.
Vraag een gratis demo aan
Kiezen voor de juiste software voor jouw managementsysteem vereist een overweging van de behoeften, het beschikbare budget en de manier waarop je het managementsysteem wilt onderhouden. Bij Fendix hebben we tientallen succesvolle implementaties gedaan met elk van de genoemde manieren. Daarnaast beschikken wij over templates van managementsystemen die gebruikt kunnen worden in zowel populaire taakmanagementsystemen als in Word en Excel.
Twijfel je nog of wil je weten of jouw systeem geschikt is als managementsysteem?
Vraag dan jouw demo hieronder aan.
