Succesverhalen

United Waterways

Hoe ISO 9001 UNITED WATERWAYS AG helpt groeien

UNITED WATERWAYS AG begon zonder ISO-ervaring en haalde ISO 9001 in één keer, met nul non-conformiteiten. Lees hoe ze met Fendix vastlegden wat eerst alleen in de hoofden van mensen zat.

Highlights van dit succesverhaal

0 non-conformiteiten

In één keer geslaagd voor de externe audit.

Vanaf nul

Gestart zonder eerdere ervaring met ISO.

Minder kwetsbaar

Kennis is vastgelegd en voor iedereen toegankelijk.

Opdrachtgever

United Waterways

Normen

Betrokken consultants

De aanleiding

Achter elke geslaagde cruise of elk evenement op het water staat een organisatie die ervoor zorgt dat alles soepel verloopt. UNITED WATERWAYS AG is zo'n speler achter de schermen. Van scheepsmanagement en bemanningsoperaties tot gastbeleving, logistiek en technische ondersteuning: zij zorgen ervoor dat schepen probleemloos kunnen varen en gasten een onvergetelijke ervaring hebben, ook al is hun naam niet altijd zichtbaar.

‍

Het zat allemaal in de hoofden van mensen

Klinkt dat bekend? Zo was het bij UNITED WATERWAYS AG. Iedereen werkte hard, maar processen werden niet consequent vastgelegd. Het gevolg: ongedocumenteerde werkwijzen die een risico konden worden naarmate de organisatie verder groeide. Het management besloot dat het tijd was voor een ISO 9001-certificering.

‍

Het doel was helder: afstappen van een ad-hoc manier van werken en stappen zetten richting een organisatie die aantoonbaar en consistent kwaliteit levert. Maar eerlijk is eerlijk, het vertrekpunt voelde overweldigend. "We begonnen echt vanaf nul met ISO", vertelt Martine Ballinger, Quality Manager. "Geen ervaring, geen idee waar we moesten beginnen."

‍

Worden we nu een bureaucratische organisatie?

Die zorg leefde niet alleen bij het management. Ook op de werkvloer was er weerstand, uit angst voor een trage, bureaucratische organisatie. "Nieuwe processen invoeren en oude gewoontes loslaten is altijd lastig", blikt Martine terug. "Je moet mensen echt meenemen en uitleggen waarom je dit doet."

‍

Gelukkig verdween die zorg toen Fendix aan boord kwam. Tijdens de sessies met consultant Jelle begon het te landen. Martine: "Ik dacht dat het veel ingewikkelder zou zijn. Maar je legt gewoon vast wat je elke dag al doet. Dat maakt je werk tastbaar en geeft je de mogelijkheid om het te verbeteren." Geen onmogelijke eisen dus, maar structuur die voor jou werkt.

Download de ISO 27001-checklist

We zien vaak dat organisaties naast ISO 9001 ook voor een ISO 27001 certificering gaan. Wat kan jij al afvinken?

Onze aanpak

Van theorie naar praktijk

Voor deze omslag schakelde UNITED WATERWAYS AG de hulp van Fendix in. Geen dikke handboeken die in een la verstoffen, maar een pragmatische aanpak gericht op de dagelijkse praktijk. Consultant Jelle speelde hierin een sleutelrol. Hij bracht de methodiek om processen te structureren, van de eerste interviews tot het inrichten van het managementsysteem.

‍

Die aanpak werkte. Het team zag al snel dat ISO geen afvinklijst met eisen is, maar een kwestie van logisch nadenken over je eigen werk. Fendix nam ook veel zwaar werk uit handen, zoals het opstellen van beleidsstukken en beheersplannen. "Zonder die ondersteuning was het voor ons een lastige klus geweest", geeft Martine toe.

‍

01
02
03
04
05
06
07
08

Next-Gen Consultant aan het woord

Jelle implementeert ISO 9001 bij United Waterways

"Bij een organisatie als UNITED WATERWAYS AG is kwaliteit van nature al aanwezig, het was alleen niet formeel vastgelegd. Mijn rol was niet om hen te vertellen hoe ze hun werk moeten doen, maar om die ongeschreven regels te helpen vastleggen op een manier die logisch is. We hebben de processen zo ingericht dat ze de organisatie ondersteunen in plaats van afremmen."

Jelle

van Onna

Information Security Consultant & Projectmanager

De resultaten

Het resultaat: minder kwetsbaar, hogere kwaliteit

Tijdens de externe audit hoefde de auditor zich niet op details te richten: het fundament stond en kwam overeen met wat er was vastgelegd. Het gesprek verschoof al snel naar strategie. En het mooiste? Nul non-conformiteiten. In één keer geslaagd.

‍

Nu de certificering binnen is, merkt UNITED WATERWAYS AG dat de organisatie een stuk minder kwetsbaar is geworden. Waar cruciale kennis vroeger bij individuen lag, is die nu voor iedereen toegankelijk. "Vroeger was het soms een uitdaging om de continuïteit te waarborgen bij afwezigheid, zeker wanneer kennis en verantwoordelijkheden bij specifieke functies geconcentreerd waren", legt Martine uit. "ISO heeft geholpen om processen beter en consistenter vast te leggen. Nieuwe collega's raken met het handboek sneller wegwijs in hun rol, en teamleden hebben meer inzicht in elkaars verantwoordelijkheden en processen."

‍

Dat zorgt niet alleen voor bedrijfscontinuïteit, maar ook voor rust.

"Ik kan eindelijk zorgeloos op vakantie, in de wetenschap dat alles gewoon doorloopt."

Martine Ballinger

Director of Compliance, Governance & Client Onboarding · UNITED WATERWAYS

Twee mensen met koffiekopjes in een kantoor met een bruine leren bank en planten.

"Ik kan eindelijk zorgeloos op vakantie, in de wetenschap dat alles gewoon doorloopt."

Martine Ballinger

Director of Compliance, Governance & Client Onboarding · UNITED WATERWAYS

De volgende stap

Het fundament ligt er, maar de ambities van het moederbedrijf UNITED WATERWAYS AG reiken verder. Nu de processen voor de eerste entiteit staan, is het doel om ook andere bedrijfsonderdelen binnen de groep onder hetzelfde certificaat te brengen. Daarnaast staat informatiebeveiliging (ISO 27001) in de digitale wereld van vandaag hoog op de agenda.

‍

"Zie ISO niet als een verplichting voor de auditor, maar als een cadeau aan jezelf. Het kost wat moeite, maar je krijgt er vrijheid voor terug. Begin er gewoon aan, maar doe het niet alleen."